Datenschutz

1. Gegenstand dieser Information

JAHA Business ist eine Business-Software für Dienstleistungs- und Handwerksbetriebe. Diese Seite erklärt allgemeinverständlich, welche Kategorien von Daten bei der Nutzung des Produkts verarbeitet werden können, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Kontroll- und Betroffenenrechte bestehen. Maßgeblich für die konkrete Verarbeitung ist stets der tatsächlich implementierte Funktionsumfang der jeweils genutzten App- oder Produktversion; die dort und in einer etwaigen Store-Datenschutzangabe hinterlegten Angaben müssen mit dem umgesetzten Funktionsumfang übereinstimmen.

2. Datenkategorien, die verarbeitet werden können

Je nachdem, welche Funktionen genutzt werden, können insbesondere folgende Kategorien verarbeitet werden:

• Konto- und Betriebsdaten: Angaben, die Nutzerinnen und Nutzer bei der Einrichtung eines Zugangs oder eines Betriebsprofils selbst eingeben (z. B. Name, Betriebsbezeichnung, Kontaktangabe).
• Geschäfts- und Kundendaten: Inhalte, die im Rahmen der Büroarbeit erfasst werden, etwa Kunden, Projekte und Einsatzorte, Angebote, Aufträge, Rechnungsentwürfe, Tages- und Arbeitsberichte, Arbeitszeiten von Mitarbeitenden, Material- und Kostenpositionen sowie Termine.
• Sprach- bzw. Audiodaten: ausschließlich dann, wenn die Spracheingabe bewusst gestartet wird, zur Umwandlung der Äußerung in strukturierte Felder und Textentwürfe.
• Fotos und Dokumente: nur, wenn sie aktiv hochgeladen oder einem Vorgang zugeordnet werden.
• Technik- und Sicherheitsdaten: Angaben, die zum sicheren und stabilen Betrieb erforderlich sind, etwa Protokolldaten zu Zugriffen, Fehlern und Missbrauchsabwehr.

3. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient dazu, die vertraglich bzw. funktional zugesagten Leistungen zu erbringen: Bereitstellung des Zugangs, Erfassung und Strukturierung eingegebener Informationen, Erzeugung von Entwürfen und Auswertungen für den eigenen Bürobetrieb, Beantwortung von Anfragen sowie Gewährleistung von Sicherheit, Stabilität und Missbrauchsabwehr. Eine Verwendung der eingegebenen Geschäfts- und Kundendaten für produktfremde Zwecke ist nicht Gegenstand des Produkts.

4. Kontrolle durch die Nutzerinnen und Nutzer

Die Dateneingabe erfolgt durch die Nutzerinnen und Nutzer selbst. Sie entscheiden, welche Informationen erfasst werden, ob die Spracheingabe verwendet wird und ob Fotos oder Dokumente hinzugefügt werden. Von der KI erzeugte Strukturen und Entwürfe sind Vorschläge; sie werden vor der Übernahme geprüft und bestätigt. Wir empfehlen den Grundsatz der Datensparsamkeit: Personenbezogene Daten Dritter sollten nur in dem Umfang erfasst werden, den der jeweilige Vorgang tatsächlich erfordert.

5. Dienstleister und Weitergabe

Für den Betrieb werden technische Dienstleister eingesetzt: der Plattform-, Hosting-, Datenbank- und Authentifizierungsdienst der Anwendung, das darüber angebundene KI-Gateway (nur bei aktiver Nutzung der KI-Funktionen), Stripe für Abo- und Zahlungsabwicklung, Resend für den Versand systemseitiger Bestätigungen sowie STRATO für Domain und Kontaktpostfach. Der Einsatz erfolgt zweckgebunden und beschränkt auf das für die Leistungserbringung Erforderliche; soweit im Auftrag verarbeitet wird, geschieht dies weisungsgebunden. Stripe handelt bei der eigentlichen Zahlungsabwicklung, der Betrugsprävention und der Erfüllung zahlungs- und aufsichtsrechtlicher Pflichten nach eigenen Angaben eigenverantwortlich. STRATO betreibt lediglich Domain und Kontaktpostfach und verarbeitet keine in JAHA Business gespeicherten Auftragsdaten. Rollen, Zwecke, Verarbeitungsorte und – soweit noch nicht belastbar geklärt – ausdrücklich offene Punkte sind in Anlage 2 der Seite „Auftragsverarbeitung (AVV)“ aufgeführt. Ein Verkauf von Geschäfts- oder Kundendaten findet nicht statt.

6. Speicherung und Löschung

Daten werden so lange verarbeitet, wie sie für den jeweiligen Zweck oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Entfällt der Zweck und besteht keine Aufbewahrungspflicht, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Inhalte, die im Produkt selbst gelöscht werden können, lassen sich durch die Nutzerinnen und Nutzer entfernen. Im Bereich „Konto & Abo“ steht zusätzlich ein Selbstbedienungs-Export der eigenen Geschäftsdaten (JSON/CSV) sowie eine Kontolöschung zur Verfügung: Nach einer Löschanforderung wird das Konto zur Löschung vorgemerkt und die regulären App- und Kontodaten werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein anderer zulässiger Grund entgegensteht. Innerhalb dieser Frist kann die Anforderung widerrufen werden. Zur Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge (z. B. Export- oder Löschanforderung) wird ein minimaler Protokolleintrag mit Zeitpunkt und Aktionsart gespeichert; Passwörter, Zugangstokens oder Dokumentinhalte werden dabei nicht protokolliert. Für Sicherungskopien der eingesetzten Infrastruktur werden hier keine Fristen behauptet, solange sie nicht verbindlich feststehen.

7. Einwilligung und Widerruf

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht – etwa bei der Nutzung optionaler Funktionen wie der Spracheingabe – kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, indem die Funktion nicht weiter genutzt bzw. eine erteilte Berechtigung in den Geräteeinstellungen entzogen wird.

8. Rechte der betroffenen Personen

Es bestehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Anfragen hierzu können formlos an den oben genannten Verantwortlichen gerichtet werden, insbesondere per E-Mail an kontakt@jahabusiness.de. Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Datenschutzaufsicht des Bundeslandes des Verantwortlichen (Sitz: Baden-Württemberg).

9. Widerrufs- und Kündigungserklärungen

Wird über die elektronische Widerrufsfunktion oder die Kündigungsschaltfläche eine Erklärung abgegeben, werden die dafür gesetzlich erforderlichen Angaben gespeichert: Name, angegebenes elektronisches Kommunikationsmittel, Vertragsbezug bzw. Bestelldatum, Art und gewünschter Zeitpunkt der Beendigung, ein freiwillig angegebener Grund sowie der vollständige Erklärungstext mit Datum und Uhrzeit des Eingangs. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie der Nachweis des Zugangs der Erklärung. Diese Einträge sind ausschließlich für den Anbieter und – soweit angemeldet – für die erklärende Person selbst einsehbar und werden nicht für Werbung verwendet.

10. Geschäftliche Nutzung und Auftragsverarbeitung

Werden mit JAHA Business personenbezogene Daten Dritter verarbeitet – etwa Kundenkontakte oder Arbeitszeiten von Mitarbeitenden –, bleibt der nutzende Betrieb dafür datenschutzrechtlich verantwortlich; der Anbieter verarbeitet diese Daten weisungsgebunden im Auftrag. Die dafür vorgesehenen Regelungen nach Art. 28 DSGVO sind auf der Seite „Auftragsverarbeitung (AVV)“ als Entwurf einsehbar.

11. Abgrenzung

JAHA Business ist ein eigenständiges Produkt für den Büroalltag von Dienstleistungs- und Handwerksbetrieben. Auf dieser Website werden keine Zertifizierungen, Audits oder Prüfsiegel behauptet.